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Il tempo che abbiamo a disposizione non è mai sufficiente per tutte le attività che dobbiamo svolgere. Sia sul lavoro che nella vita privata, infatti, siamo sempre affannati a rincorrere mille appuntamenti e altrettante scadenze e abbiamo costantemente la sensazione di aver bisogno di una giornata di 48 ore per far fronte a tutto.
La vita, però, potrebbe essere molto più semplice se imparassimo a gestire al meglio il tempo che abbiamo a disposizione. Ecco, quindi, cinque trucchi da mettere in pratica subito per riuscire ad ottimizzare ogni minuto e migliorare la nostra gestione del tempo.
Gestione del tempo: Teniamo traccia di ogni attività svolta
Quasi stentiamo a crederci ma anche i più organizzati durante la giornata perdono tempo in attività inutili. Quante volte ci siamo ritrovati a fissare lo schermo del computer o del cellulare senza alcuno scopo preciso? Ottimizzare la gestione del tempo può essere utile per evitare di andare in affanno sugli altri impegni.
Per evitare di perdere tempo in cose inutili, per una decina di giorni possiamo provare a svolgere questo esercizio: facciamo un elenco delle cose che abbiamo fatto, cercando di comprendere davvero tutto, e mettiamo accanto ad ogni attività il tempo che abbiamo impiegato per svolgerla.
In questo modo sarà più facile rendersi conto del fatto che molte attività possono essere velocizzate e altre del tutto eliminate in favore di impegni più pressanti. Mettere tutto nero su bianco, infatti, aiuta ad avere una visione più chiara dell’insieme e a combattere quelle che sono le cattive abitudini che sono radicate in noi.
Facciamo una lista delle priorità imprescindibili
Siamo oberati di attività, al lavoro e fuori dall’ufficio, ci affanniamo per fare tutto eppure a fine giornata ci rendiamo conto che molte cose importanti sono state trascurate e non abbiamo portato a termine neanche la metà dei compiti che ci eravamo prefissati.
Per evitare questo problema una soluzione molto semplice può essere quella di fare una lista delle cose da fare. Il secondo passo è poi quello di ordinare queste attività secondo la priorità e l’urgenza. In questo modo non corriamo il rischio di tralasciare qualcosa di importante e abbiamo tutto sempre sotto controllo.
Il segreto ovviamente è quello di affrontare immediatamente le attività urgenti che non si possono rimandare e solo dopo, se avanza tempo, dedicarci a quelle secondarie che possono anche essere rimandate al giorno dopo.
Cancellare dalla nostra lista le cose fatte e vedere l’elenco di quelle da fare che diminuisce sempre di più fa bene all’umore e contribuisce a svolgere i propri compiti quotidiani con maggiore serenità.
Sfruttiamo i tempi morti
La giornata di tutti noi è fatta di attese e di tempi morti. Può essere il tempo speso alla fermata del tram o della metro mentre ci rechiamo a lavoro oppure quello in treno durante il tragitto casa-lavoro: qualunque sia il motivo, possiamo imparare a sfruttare al meglio questo tempo per evitare di andare in affanno dopo.
Ad esempio l’attesa dell’autobus è il momento migliore per leggere le mail di lavoro e ordinarle secondo il criterio di priorità. Invece il viaggio in treno ci darà il tempo e la concentrazione giusta per leggere quel report che è da tanto tempo sulla nostra scrivania o correggere il documento che dobbiamo consegnare al capo.
In questo modo si recupera del tempo prezioso e si arriva al lavoro più rilassati perché consapevoli che parte del lavoro è già stato fatto e abbiamo anche impostato la giornata secondo le priorità più corrette. All’uscita dal lavoro il viaggio di ritorno possiamo invece dedicarlo al relax, magari ascoltando un buon audio-libro del nostro autore preferito.
Utilizziamo a nostro vantaggio la tecnologia
La tecnologia è ormai una realtà del nostro tempo, qualcosa a cui non si può fuggire. Perché, allora, non imparare a sfruttarla a nostro vantaggio? Lavoro e tecnologia ormai viaggiano di pari passo. Oggi esistono app per smartphone di ogni tipo che possono aiutarci a gestire al meglio la nostra giornata.
Alcune consentono di impostare gli alert per ricordarci degli impegni più pressanti, altre addirittura ci permettono di attivare anche a distanza la lavatrice, la lavastoviglie o il forno per scaldare la cena. La nostra mente, libera da queste incombenze quotidiane, è più libera di concentrarsi sul lavoro e gestire le numerose altre scadenze senza andare in affanno.
E perché, infine, non sfruttiamo le impostazioni automatiche dell’home banking per pagare affitto, bollette e altre fatture periodiche e ripetitive? In questo modo eliminiamo dalla lista alcune cose da fare, siamo più sereni e non perdiamo alcuna scadenza.
La tecnologia, quindi, può esserci di grande aiuto per la gestione del tempo se impariamo ad usarla nel modo giusto. Questo discorso vale anche per l’organizzazione delle aziende che possono affidarsi a software gestionali per ottimizzare i tempi e quindi di conseguenza, aumentare la produttività.
Gestione del tempo: anticipare la sveglia
I più dormiglioni la troveranno una proposta indecente ma anticipare la sveglia quotidiana di soli dieci minuti non influisce sul nostro riposo e ci regala un po’ di tempo in più per portarci avanti con il lavoro e non dover rincorrere le scadenze.
Quei dieci minuti possono anche essere sfruttati per fare una colazione abbondante e rilassante per iniziare al meglio la giornata e con una certa dose di buonumore oppure fare alcuni esercizi di ginnastica che aiutano ad allentare la tensione e ossigenare il cervello. Qualunque cosa ci faccia partire con il piede giusto è importante e vale la pena perdere solo dieci minuti di sonno, minuti che poi verranno recuperati durante la giornata in termini di benessere.
Insomma, riuscire ad organizzare il proprio tempo è possibile e non richiede grandi sforzi ma solo un minimo di organizzazione e ottimizzazione di ogni minuto che abbiamo a disposizione. All’inizio potrà sembrare difficile ma alla lunga tutta la nostra vita quotidiana beneficerà di questa nuova organizzazione.
